委託代辦公司行號要注意什麼？授權、文件與個資安全指南

一、簽委任前先核對五件事

1. 服務範圍：確認是否包含名稱預查、公司或商業登記、稅籍登記、發票申請及補件協助。
2. 收費項目：區分代辦服務費、政府規費、印章、稅金及其他第三方費用。
3. 申請主體：確認設立有限公司、獨資或合夥商業，以及預定營業項目。
4. 簽署權限：清楚載明受任人能代為辦理哪些程序，避免空白授權。
5. 聯絡與交付：確認案件聯絡窗口、預期補件方式、核准後交付文件。

二、身分證件與個資如何安全交付？

只提供辦理該程序所需的資料，使用雙方確認的傳送管道；不要透過公開群組分享身分證、印鑑或帳戶資訊。電子文件可先確認用途、收件人及保存方式；不應將密碼、驗證碼或網路銀行登入資訊交給代辦人員。

若須交付紙本正本，先確認必要性、交付方式與返還時間。涉及個資蒐集、處理及利用，應依適用法令及雙方約定辦理。

三、送件前必須由負責人確認的資料

• 公司或商業名稱、負責人姓名與身分資料。
• 營業地址、使用權證明及建物用途等相關條件。
• 營業項目、資本額與股東或合夥安排。
• 聯絡資料、稅籍資料與統一發票需求。

名稱預查或地址文件備齊，不等於主管機關已核准；特殊營業項目可能另需許可或專業資格。

四、完成登記後要拿到什麼？

依實際案件，向受任人核對登記核准資訊、申請或收件紀錄、稅籍相關通知及其他約定交付文件。檢查名稱、地址、負責人與營業項目是否一致，並保留付款憑證與往來紀錄。

五、常見問題

可以遠距委託代辦嗎？

部分文件準備與溝通可以遠距完成，但簽章、正本核驗、主管機關要求或特別許可，仍應依個案及主管機關規定辦理。

委託代辦是否保證核准？

不能保證。主管機關仍會依登記資料、法令及個案事實審查，必要時可能要求補正。

辦理完畢是否就可以直接開立發票？

仍須確認稅籍與發票相關程序、適用類型及主管稽徵機關要求，不應把公司或商業登記核准與發票開立資格混為一談。

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